Allessa Chemie setzt datenbankgestützte EH&S Compliance Manager ein. Die Zahl der rechtlichen Pflichten für Chemieunternehmen wächst – und damit der Bedarf an einer gerichtsfesten Betriebsorganisation. Denn: Schadensfälle können zu Imageschäden oder sogar zu staatsanwaltlichen Ermittlungsverfahren führen. Hinzu kommt die neue Rechtsprechung zur Verantwortlichkeit von Compliance Beauftragten. Bei der Allessa Chemie wurde deshalb ein EH&S Legal Compliance Management System eingeführt, das den Mitarbeitern konkrete Handlungsanweisungen an die Hand gibt.
Die Zahl der rechtlichen Pflichten für die Unternehmen wächst – und damit der Bedarf an einer gerichtsfesten Betriebsorganisation.
Wie Behörden konzentrieren sich auch die Auditoren der Zertifizierungsgesellschaften auf die Erfüllung der einschlägigen Gesetze, Verordnungen und sonstigen Rechtsvorschriften. Sie fordern konsequent die Erfüllung der daraus abgeleiteten rechtlichen Pflichten und Transparenz in der Organisation. Der systematische Aufbau eines EH&S Legal Compliance Management Systems ist daher unternehmerische Pflicht. So weist die Geschäftsleitung die EH&S-Rechtskonformität nach. Weitere Ziele sind:
Um diese anspruchsvollen Ziele zu erreichen, hat sich die Allessa Chemie GmbH für das von der Martin Mantz GmbH, Niedernberg, entwickelte Konzept GeOrg Gerichtsfeste Organisation® entschieden. Danach ist eine Organisation [ist] gerichtsfest, wenn die Führungskräfte und Mitarbeiter im Haftungsfall vor Gericht bestehen können. „Das System geht über die bisher eingesetzte, einfache Regelwerksverfolgung hinaus. Erst mit der neuen Strategie ist es möglich, die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften einschließlich der zahlreichen Genehmigungsauflagen im Haftungsfalle nachzuweisen“, erklärt Dr. Gilbert Billeb, der bei dem Chemieunternehmen Leiter Produktsicherheit ist. Allerdings erfordert die Analyse der zahlreichen gesetzlichen Vorschriften und Ableitung konkreter rechtlicher Handlungspflichten (to do`s) umfangreiche Erfahrung. Im Hinblick auf die begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen eines mittelständischen Unternehmens ist es deshalb sinnvoll, externe Berater einzubeziehen.
Das Projekt wurde bei dem Chemieunternehmen unter Leitung von Herrn Dr. Billeb systematisch und mit aktiver Beteiligung der im Betrieb verantwortlichen Mitarbeiter umgesetzt. Nach einer Vorbereitungsphase wurde zur betrieblichen Bestandsaufnahme ein Legal Compliance Audit vor Ort durchgeführt. Dieses umfasst die Sichtung der Genehmigungsbescheide, eine umfangreiche Betriebsbegehung sowie Analyse der internen Dokumentation. Ergebnis dieser Bestandsaufnahme ist der ermittelte Status der eingehaltenen bzw. nicht eingehaltenen rechtlichen Pflichten. Gleichzeitig legt sie den rechtlichen Umfang des EH&S Legal Compliance Managementsystems fest.
Die externen Experten haben sodann die zutreffenden Rechtsgebiete auf ein individuelles und zugleich vollständiges Rechtskataster konkretisiert. Zentrale Aufgabe war es nun, hieraus die konkreten Handlungspflichten (ToDo´s) für die verantwortlichen Mitarbeiter vor Ort abzuleiten. Diese [Die verantwortlichen Mitarbeiter] erwarten eine handlungsorientierte Interpretation der rechtlichen Vorschriften in einer einfachen und leicht verständlichen Sprache.
Einführung eines datenbankgestütztes EH&S Compliance Management Systems: Realisierungsschritte
Kernelement des Projekts ist daher die personzentrierte Entwicklung von Handlungsanweisungen für die Mitarbeiter des Chemieunternehmens. Diese aus den Rechtsvorschriften abgeleiteten ToDo´s gewährleisten das rechtmäßige, verantwortungs-bewusste und nachhaltige Handeln der Führungskräfte und Mitarbeiter. Sie beantworten die Fragen,
Die rechtlichen Pflichten sind für die verantwortlichen Mitarbeiter nun konkret umsetzbar. In Delegations-Workshops wurden diese den verantwortlichen Mitarbeitern namentlich zugeordnet. Hierdurch ist die gerichtsfeste „Übertragung der Unternehmerpflichten“ erst wirksam. Die namentliche Zuordnung zu den verantwortlichen Personen stärkt die Eigenverantwortung der Mitarbeiter. Es entsteht eine Betriebsordnung, in der die Zuständigkeiten und Aufgaben der verantwortlichen Funktionen geregelt sind. Jeder Mitarbeiter kennt seine Aufgaben und weiß damit, was er wann und wie zu tun hat. Ist eine Pflicht fällig, so kann der Mitarbeiter die Erfüllung mit drei Mausklicks quittieren. Zugehörige Nachweisdokumente sind unmittelbar an der Pflicht angefügt. Bei Fälligkeit einer Pflicht erfolgt eine Information per E-Mail.
Sämtliche Pflichten sind im passwortgeschützten GeOrg Compliance Manager® der Software hinterlegt. Filterfunktionen zeigen individuell dem Mitarbeiter seine Aufgaben an. Dieser fungiert nun wie ein Fahrplan. Eine installierte Ampelfunktion zeigt an, wann eine Pflicht fällig bzw. überfällig ist. Für den Leiter Genehmigungen, des Chemieunternehmens, Herrn Dr. Jürgen Steiner, war dies einer der Gründe, um sich für diese Lösung zu entscheiden. So ist ein eindeutiges Delegieren von rechtlichen Pflichten bis auf den einzelnen Mitarbeiter möglich. Die mit dem System mögliche kontinuierliche Terminverfolgung stellt sicher, dass regelmäßig wiederkehrenden rechtlichen Pflichten und Genehmigungsauflagen erfüllt werden. Der EH&S Compliance Manger hält die Eingaben in einer Prüfhistorie fest. So kann das Unternehmen im Haftungsfall ein wirksames System zur Einhaltung der Rechtsvorschriften nachweisen. Die Führungskräfte und Mitarbeiter entlasten sich mit dem Nachweis der Erfüllung ihrer Pflichten.
Die namentliche Delegation der rechtlichen Handlungspflichten war anfangs für die Mitarbeiter eine große Herausforderung. Es bedarf der Bereitschaft zur Übernahme von Verantwortung. Überzeugt hat das Argument, dass sie nun konkret wissen, welche Aufgaben sie haben. Die vorher vorhandene Unsicherheit ist der Sicherheit, was wirklich zu tun ist, gewichen. Da aber Unwissenheit vor Haftung nicht schützt, schützt die Sicherheit sie nun vor haftungsrechtlicher Inanspruchnahme. Herr Dr. Billeb bestätigt, dass das Projekt eine neue Transparenz in die Abläufe gebracht habe. Diese sind effizienter geworden.
Die Vielzahl der Handlungspflichten bildet der genannte EH&S Compliance Manager ab. Er stellt die ermittelten Handlungspflichten webbasiert oder via Intranet den verantwortlichen Mitarbeitern zur Verfügung und fungiert dabei als Maßnahmenmanager. Mit individuellen Checklisten führen die Mitarbeiter regelmäßig Selbstprüfungen (Self-Audits) durch. Die Warn- bzw. Ampelhinweise geben an, welche rechtlichen Pflichten fällig sind (rot), sich innerhalb der Warnfrist befinden (gelb) oder erfüllt sind (grün). Jeder Mitarbeiter erkennt für sich seinen Handlungsbedarf zur Erfüllung der Rechtskonformität. Mit den Pflichten verknüpfte Dokumente (Arbeitsanweisungen) geben Hilfestellung bei der Erfüllung rechtlicher Pflichten.
„Die Handhabung für die User einfach ist. Der EH&S Compliance Manager gibt auf Basis der automatisch angezeigten Auswertung den Rechtsstatus bzw. den Status der EH&S-Rechtskonformität wieder. Jede Führungskraft erkennt für sich in ihrem Verantwortungsbereich den Handlungsbedarf. Er ist wesentliche Entscheidungsgrundlage für das Führungsteam“, hebt Steiner hervor. „Die konsequente und übersichtliche Nachverfolgung der Compliance entlastet die Vorgesetzten. Gleichzeitig ist die Nachweisführung der Rechtskonformität gegenüber externen Stellen oder im Zertifizierungsverfahren möglich“, betont Billeb.
Integriert in das Projekt ist ein regelmäßiger Änderungsdienst. Änderungen können sich aus neuen Rechtsvorschriften oder Veränderungen im Betrieb ergeben. Die kontinuierliche Aktualisierung der rechtlichen Pflichten wird per E-Mail an die zentrale Stelle Umwelt- und Arbeitsschutz mitgeteilt.
Steiner resumiert: „Das Ziel, eine umfängliche Ermittlung der Pflichten für jeden einzelnen Verantwortlichen transparent darzustellen und die Erledigung der Pflichten zu dokumentieren, ist gelungen.
Unsere Kunden wurden
von folgenden
Gesellschaften zertifiziert:
